‎دستورالعمل نحوه دريافت، نصب و راه اندازي سيستم اتوماسيون نظام مكاتبات و دبيرخانه‌هاي وزارت جهاد كشاورزي
1384/09/06

مقدمه
در راستاي اجراي سياستهاي دولت مبني بر تحقق دولت الكترونيك و در چارچوب بخشنامه شماره 159536/1903 مورخ 21/8/1382 سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور و نظر به اهميت و ضرورت اتوماسيون نظام مكاتبات و دبيرخانه‌هاي وزارت جهاد كشاورزي به صورت يكپارچه و منسجم، اين دستورالعمل تدوين گرديده است.
ماده 1 – واژه‌ها و اصطلاحات بكار برده شده در اين دستورالعمل به صورت زير تعريف شده اند:
1 – 1 – اتوماسيون نظام مكاتبات و دبيرخانه‌ها: خودكارسازي نظام مكاتبات و دبيرخانه‌ها و استفاده از رايانه در انجام مجموعه فرآيندها و فعاليت‌هاي مربتط با گردش مكاتبات و دبيرخانه‌ها.
1 – 2 – دبيرخانه: محل ثبت و ضبط، كنترل و بايگاني مكاتبات اداري.
1 – 3 – راهبر سيستم: مسئول فني و كارشناس مورد تاييد جهت نگهداري و راهبري سيستم اتوماسيون نظام مكاتبات و دبيرخانه‌ها.
1 – 4 – كاربر سيستم: استفاده كننده نهايي از امكانات مهيا شده در نرم افزار اتوماسيون نظام مكاتبات و دبيرخانه‌ها.
1 – 5 – واحدهاي سازماني: معاونت‌ها، دفاتر و ادارات كل مستقل حوزه ستادي، سازمانها، شركتها و موسسات وابسته و تابعه وزارت جهاد كشاورزي.
1 – 6 – دبيرخانه پروژه: واحد اجرايي و پشتيباني فني مربوط به پروژه اتوماسيون نظام مكاتبات و دبيرخانه‌هاي وزارت مستقر در دفتر آمار و فناوري اطلاعات.
1 – 7 – بهره بردار: كارفرما يا واحد سازماني كه شرايط سخت افزاري و نيروي انساني (راهبر – كاربر) مناسب آموزش ديده جهت استفاده از سيستم اتوماسيون نظام مكاتبات و دبيرخانه‌ها را دارا باشد.
1 – 8 – مجري: پيمانكار يا نماينده تام الاختيار وي جهت همكاري با مدير پروژه براي عقد قرارداد به منظور نصب، استقرار، آموزش و پشتيباني سيستم.
1 – 9 – مدير پروژه: نماينده تام الاختيار واحد بهره بردار يا كارفرما جهت هماهنگي با دبيرخانه پروژه و همكاري با مجري براي برنامه‌ريزي، هدايت و كنترل پروژه.
ماده 2 – به منظور رعايت يكپارچگي و انسجام در نظام مكاتبات و دبيرخانه‌هاي واحدهاي سازماني مرتبط با وزارت جهاد كشاورزي، امتياز سيستم اتوماسيون نظام مكاتبات و دبيرخانه‌ها به صورت متمركز و يكجا از شركت همكاران سيستم، توسط وزارتخانه خريداري و براي نصب و استقرار در دبيرخانه‌هاي واحدهاي سازماني وزارت جهاد كشاورزي معرفي مي‌گردد.
تبصره: از تاريخ ابلاغ اين دستورالعمل، خريد و يا نصب هر گونه سيستم اتوماسيون نظام مكاتبات و دبيرخانه‌ها به جز سيستم معرفي شده مجاز نمي‌باشد.
ماده 3 – هزينه مربوط به خريد امتياز بهره برداري از نرم افزار سيستم اتوماسيون نظام مكاتبات و دبيرخانه ها توسط وزارتخانه پرداخت شده است و كليه معاونت‌ها، سازمان‌ها، شركتها و موسسات وابسته و تابعه وزارت جهاد كشاورزي، نرم افزار مزبور را به صورت رايگان دريافت خواهند كرد.
تبصره: كليه حقوق مادي و معنوي سيستم مذكور متعلق به شركت همكاران سيستم بوده و انتقال نرم افزار به غير ممنوع و همچنين حفظ و نگهداري حقوق مذكور در تعهد واحد بهره‌بردار خواهد بود.
ماده 4 – به جز امتياز بهره برداري از سيستم مذكور كه براي كليه واحدهاي سازماني وزارت جهاد كشاورزي رايگان مي‌باشد دريافت هر گونه خدمات ديگر از شركت فروشنده سيستم نظير خدمات نصب، آموزش و پشتيباني سيستم (با تخفيف 50% تعريف‌هاي معمول شركت فروشنده) مستلزم انعقاد قرارداد جداگانه توسط واحد بهره‌بردار با مجري خواهد بود.
تبصره 1: نحوه دريافت خدمات از نمايندگي‌هاي شركت همكاران سيستم در سطح استانها (راهنماي شماره 8) بعد از احراز شرايط و ارسال فرم تقاضا و اعلام آمادگي واحد داوطلب جهت بهره‌برداري از سيستم و پس از اولويت سنجي، با هماهنگي دفتر مركزي شركت همكاران سيستم به همراه شرايط و مراحل انعقاد قرارداد با آن نمايندگي (در قالب يك قرارداد تيپ) و نحوه اجرا و راه اندازي سيستم به اطلاع واحد داوطلب خواهد رسيد.
تبصره 2: مطابق قرارداد منعقده امتياز بهره برداري از نسخه‌هاي جديد سيستم اتوماسيون نظام مكاتبات و دبيرخانه هاي شركت همكاران سيستم در آينده و در محدوده بستر (Platform) موجود و در بسترهاي جديد مانند نسخه تحت وب (در صورت تهيه و به روز رساني توسط آن شركت) به طور رايگان در اختيار كليه واحدهاي بهره بردار داوطلب قرار خواهد گرفت.
ماده 5 – هر يك از واحدهاي سازماني پس از دريافت اين دستورالعمل موظفند وضعيت امكانات سخت افزار، شبكه افزار و نيروي انساني خود را با شرايط مندرج در راهنماي شماره 5 تطبيق داده و در صورت آمادگي نسبت به تكميل فرم درخواست (مطابق فرم نمونه شماره 1 از راهنماي شماره 7) اقدام و به همراه ضمائم آن كه شامل يك نسخه از نمودار تشكيلات تفصيلي آن واحد با عناوين پستهاي سازماني و نام و نام خانوادگي متصدي آنها (مطابق فرم نمونه شماره 2 از راهنماي شماره 7) در يك صفحه و يك نسخه از مشخصات سخت افزاري (مطابق فرم نمونه شماره 3 از راهنماي شماره 7) در يك صفحه، جهت انجام بررسيهاي لازم به دبيرخانه پروژه ارسال نمايند.
تبصره 1: بر اساس برنامه ريزي هاي انجام شده درخواست واحدهاي مختلف بررسي و اولويت‌بندي شده و بر اساس نتايج حاصله برنامه زمانبندي مربوط به نصب در هر يك از واحدهاي سازماني ظرف مدت حداكثر يكماه از تاريخ دريافت درخواست توسط دبيرخانه پروژه به اطلاع متقاضي خواهد رسيد.
تبصره 2: در استانها، حوزه ستادي سازمانهاي جهاد كشاورزي در اولويت راه اندازي خواهند بود.
تبصره 3: نظر به اينكه امكان ارايه خدمات همزمان براي مجري در بعضي از استانها و شهرستانهاي كشور مقدور نمي‌باشد، لذا تقاضاهايي در اولويت نصب قرار خواهند گرفت كه واحد بهره بردار آمادگي بيشتري از حيث شبكه افزار، سخت افزار و نيروي انساني آموزش ديده داشته باشد.
تبصره 4 : حداقل 50% نيروي انساني كاربر در واحد بهره بردار بايستي مهارتهاي اول و دوم و سوم از مهارتهاي هفت گانه مصوب سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور (دوره (ICDL را گذرانده باشند و مابقي افراد نيز در اولين فرصت تا قبل از زمان نصب نهايي اين دوره را بگذرانند.
تبصره 5: تهيه كليه تجهيزات سخت افزاري و شبكه افزار مورد نياز جهت استقرار سيستم اتوماسيون نظام مكاتبات و دبيرخانه ها بر عهده واحدهاي بهره‌بردار خواهد بود.
ماده 6: واحدهاي سازماني درخواست كننده مكلفند طبق راهنماي شماره 3، كميته اجرايي استقرار سيستم مربوطه را تشكيل و يك نفر نماينده تام الاختيار را به عنوان مدير پروژه واحد بهره‌بردار به دبيرخانه پروژه معرفي نمايند. همچنين واحد بهره بردار موظف است يك نفر كارشناس فني رايانه با مشخصات مندرج در راهنماي شماره 6 به عنوان راهبر و رابط و مسئول فني آن واحد جهت طي نمودن دوره‌هاي آموزشي و تخصصي لازم و كمك به پياده‌سازي سيستم و آموزش ديگر كاربران سيستم معرفي نمايند.
تبصره 1: در صورت دارا بودن شرايط كافي، مدير پروژه مي‌تواند به عنوان راهبر نيز معرفي گردد.
تبصره 2: آموزش كاربران سيستم بنا به صلاحديد واحد بهره بردار و بسته به شرايط خاص آن واحد مي‌تواند توسط راهبر و يا مجري انجام شود. در صورت امكان بهتر است با توجه به استاندارد بودن برنامه آموزشي پيمانكار كه طبق راهنماي شماره 6 بر اساس تقسيم بندي نوع كاربري كاربران هر واحد (كاركنان دبيرخانه – مسئولين دفاتر – كارشناسان – مديران) ارايه شده و با صدور گواهينامه مربوط همراه است، توسط مجري (كه متعهد به ارايه آموزش با تخفيف 50%  است) صورت گيرد.
تبصره 3: مجري متعهد است بازاي نصب هر سيستم (كه هزينه هر نصب طبق ماده 3 با كسر 50% برعهده واحد بهره بردار است) دو نفر كاربر سيستم از واحد بهره بردار را به طور رايگان آموزش دهد.
تبصره 4: كليه اختلافات احتمالي كه بين واحد بهره بردار و مجري بروز نمايد، ابتدا از طريق مذاكره حل و فصل خواهد شد. ليكن در صورت عدم توافق، موضوع اختلاف در كميسيوني مركب از نمايندگان طرفين، نماينده ستاد مركزي پروژه و نماينده دفتر مركزي شركت همكاران سيستم و يك كارشناس مورد قبول طرفين، اختلاف مطرح و راي كميسيون مذكور براي طرفين لازم‌الاجرا خواهد بود.
ماده 7: در تمامي واحدهاي داوطلب كه دراولويت نصب و استقرار سيستم قرار مي‌گيرند، مديران پروژه موظفند گزارش پيشرفت كار پروژه و مشكلات احتمالي از ابتداي مذاكره و انعقاد قرارداد تا 3 ماه پس از بهره‌برداري از سيستم را به صورت ماهانه به دبيرخانه پروژه ارسال نمايند.
ماده 8 – به منظور آشنايي با قابليتهاي سيستم اتوماسيون نظام مكاتبات و دبيرخانه‌هاي معرفي شده و نحوه درخواست و بكارگيري آن در واحدهاي سازماني مختلف سمينارهاي توجيهي لازم برگزار خواهد شد.
ماده 9 – به منظور انتقال نامه‌ها و مكاتبات اداري بين واحدهاي مختلف وزارتخانه، امكان استفاده از زيرسيستم‌هاي ارسال و انتقال اطلاعات وجود دارد. اين زير سيستم‌ها امكان ارسال مكاتيه به همراه ضمائم آن به گيرنده و دريافت رسيد نامه به طور اتوماتيك را فراهم مي‌سازد و در صورت تقاضاي واحدهاي بهره‌بردار با 50% تخفيف از مجري قابل خريد است.
تبصره 1: بديهي است ارسال و دريافت اطلاعات با استفاده از اين زير سيستم هااز طريق شبكه اينترنت و خطوط Dial تا زمان فراگير شدن اينترانت وزارت جهاد كشاورزي، ممكن مي‌باشد كه جزئيات فني آن از طريق شيوه نامه‌اي كه متعاقباً ارسال مي‌گردد توضيح داده خواهد شد.
تبصره 2: سيستم مذكورازلحاظ نرم افزاري قابليت اتصال به شبكه پيام دولت را دارد و بدين لحاظ بهره برداران مستقر در تهران با توجه به شرايط تعيين شده ازجانب نهاد رياست جمهوري  امكان ارتباط با شبكه مذكور را خواهند داشت و در استانهاي ديگر به فراخور گسترش شبكه مذكور اين امكان فراهم خواهد گرديد.
ماده 10 – با توجه به اينكه امكان پيگيري مكاتبات جهت استفاده ارباب رجوع در سيستم تعبيه گرديده است، لذا بهره برداران محترم در راستاي طرح تكريم ارباب رجوع مكلفند ترتيبي اتخاذ نمايند تا مردم و مراجعين بتوانند جهت پيگري نامه، شكايت و مكاتبه خود به     گيشه اي كه به همين منظور در ورودي ساختمانها ايجاد مي‌گردد مراجعه كرده و پيگيري لازم را بدون اينكه حتي الامكان مراجعه به داخل ساختمان نياز باشد انجام دهند.
ماده 11 – ستادي متشكل از مركز نوسازي و تحول اداري و دفتر آمار و فن آوري اطلاعات، وظيفه، هدايت، حمايت، آموزش توجيهي، مشاوره فني و نظارت بر حسن اجراي پروژه اتوماسيون نظام مكاتبات را در سطح وزارت بر عهده دارد.
ماده 12 – اين دستور العمل در 12 ماده و 15 تبصره تدوين و از تاريخ ابلاغ لازم الاجراء است.

تعداد مشاهده خبر0 بار
تصاویر مرتبط


مشاهده نظرات (تعداد نظرات 0)

ارسال نظرات
نام
 
آدرس پست الکترونیکی شما
   
توضیحات
 
تغییر کد امنیتی
کد امنیت
 
وزارت جهاد کشاورزی
کلیه حقوق این سایت متعلق به وزارت جهاد کشاورزی می باشد
Powered by DorsaPortal